Przygotowanie pomyślnego eventu w typie konferencji czy szkolenia składa się z wielu etapów, z których rezerwacja przestrzeni wydaje się tym najbardziej oczywistym. Wybór odpowiedniej sali to jednak, prócz merytorycznej warstwy prezentacji, może być kluczowym elementem dla powodzenia lub porażki naszego wydarzenia. Dla przykładu; wynajem sali z pełnym zapleczem, ale w miejscu o utrudnionym dostępie może znacznie obniżyć frekwencję zainteresowanych. Z drugiej strony samo położenie w centrum miasta nie gwarantuje przeciwnego skutku. Wynajmując przestrzeń użytkową musimy wziąć pod uwagę całą mnogość podobnych czynników.